TIMIKA | Arsiparis Ahli Madya Abdul Rachman dari Arsip Nasional Republik Indonesia menyebut bahwa pemeliharaan arsip adalah tantangan bagi Organisasi Perangkat Daerah (OPD), tidak hanya di Mimika, tetapi juga seluruh Indonesia.
Abdul Rachman saat ditemui wartawan saat mengisi kegiatan Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Mimik, Papua Tengah, Kamis (3/8/2023), mengatakan dalam kearsipan ada yang disebut dengan pengelolan arsip dinamis, hal itu terdiri dari tiga unsur, yakni penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan.
“Kita (daerah di Indonesia) lemahnya dalam hal pemeliharaan, ketika arsip sudah tercipta digunakan, nah ketika pemeliharaan inilah kadang kita lalai,” ungkapnya.
Lebih lanjut, dalam tahapan pemeliharaan terdiri jadi tiga langkah, salah satunya pemberkasan. Menurutnya kebanyakan kesalahan kearsipan adalah tidak melakukan pemberkasan arsip.
“Jadi harus diberkaskan sesuai dengan klasifikasi,” jelasnya.
Usai diberkaskan, bukan berarti arsip selamanya tersimpan di unit kerja, ada retensi (jangka waktu penyimpanan) yang diberikan.
“Kalau sudah memasuki masa in active (tidak digunakan) oleh unit kerja maka arsip harus diserahkan ke unit kearsipan di setiap OPD, untuk ditata, dipeliharan, masalahnya tadi kelemahan kita, tidak diberkaskan,” paparnya.
Pemberkasan menurut Abdul akan menghasilkan daftar yang berisi daftar berkas dan isinya, yang menjadi kunci pencarian arsip.
“Pemberkasan juga butuh sarana, mungkin bikin kabinet, sekat, dan folder yang isinya daftar berkas dan isinya itulah yang tidak dilakukan oleh OPD-OPD, makanya kalau cari arsip itu manual mereka cari, pasti ada, tapi sulit ketemu, kalau ada folder dan yang lain tadi pasti ketemu,” tutupnya.
Pawarta: Jokolelono
.jpg)
